Inhoudsopgave
De overstap naar een online boekhoudpakket is een enorme stap voorwaarts voor elke ondernemer. De belofte van efficiëntie, inzicht en gemak is vaak de belangrijkste drijfveer. Helaas zien we in de praktijk dat veel ondernemers, ondanks hun dure software, in oude valkuilen stappen of nieuwe digitale fouten maken. Een digitaal systeem is namelijk geen magische oplossing die alle problemen voorkomt; het is een hulpmiddel dat correct gebruikt moet worden. Het bekende ‘garbage in, garbage out’ principe is hier sterker van toepassing dan ooit. Het herkennen van deze veelgemaakte fouten is de eerste stap naar een administratie die niet alleen digitaal is, maar ook daadwerkelijk klopt.
De bankkoppeling vergeten
De meest gemaakte en meest impactvolle fout is het niet, of niet correct, gebruiken van de automatische bankkoppeling. We zien ondernemers die hun software hebben aangeschaft, maar nog steeds maandelijks hun bankafschriften handmatig overtypen. Of ze downloaden MT940-bestanden en uploaden die eens per kwartaal. Dit ondermijnt het hele doel van online boekhouden. Je mist real-time inzicht, je creëert onnodig en foutgevoelig werk voor jezelf en je boekhouding loopt constant achter op de feiten. Het correct instellen van de PSD2-bankkoppeling zou de allereerste actie moeten zijn na het aanmaken van je account, omdat dit de motor is van je hele administratie.
Bonnen en facturen ‘later’ doen
Online boekhouden maakt het verwerken van inkoopfacturen en bonnetjes makkelijker dan ooit, dankzij scan-apps en e-mailkoppelingen. De verleiding is echter groot om die ene tankbon ‘even’ in je dashboardkastje te laten liggen, of die PDF-factuur in je mailbox te laten staan met het voornemen om het ‘aan het einde van de week’ te doen. Voor je het weet, is het einde van het kwartaal, en zit je met een schoenendoos vol vergeten kosten. Dit leidt tot stress, een onvolledig beeld van je winst en verlies, en het risico dat je btw-aftrek mist. De discipline om elke bon direct bij ontvangst te fotograferen en elke factuur direct door te sturen, is cruciaal voor een digitale administratie.
De balans en winst negeren
Veel ondernemers gebruiken hun boekhoudpakket primair als een facturatietool en een plek om de btw-aangifte voor te bereiden. Ze kijken naar hun openstaande facturen en hun banksaldo, maar negeren de twee belangrijkste rapportages die de software produceert: de balans en de winst- en verliesrekening. Ze hebben geen idee wat het verschil is tussen deze twee of hoe ze de cijfers moeten interpreteren. Hierdoor missen ze essentiële stuurinformatie. Je software vertelt je precies waar je geld naartoe gaat, welke kostenposten de pan uit rijzen en hoe je werkelijke winstgevendheid zich ontwikkelt. Het niet regelmatig controleren van deze rapporten is als varen zonder kompas.
De btw aangifte blind overnemen
De meeste boekhoudpakketten berekenen je btw-aangifte met één druk op de knop. Dit is een enorme tijdsbesparing, maar het brengt een risico met zich mee: het blind vertrouwen op de uitkomst. De software berekent de btw op basis van de gegevens die jij hebt ingevoerd. Heb jij per ongeluk een factuur met 9% btw ingeboekt op een 21% categorie? Of een privé-uitgave als zakelijk opgevoerd? De software zal dit niet altijd corrigeren. Het is essentieel om de btw-aangifte altijd te controleren voordat je deze indient. Klik door op de totalen en bekijk de onderliggende boekingen. Een plausibiliteitscheck van een paar minuten kan je een hoop gedoe met de Belastingdienst besparen.
Privé en zakelijk vermengen
In het digitale tijdperk, met automatische bankkoppelingen, is het vermengen van privé- en zakelijke transacties funest voor je administratie. Het handmatig uitzoeken van die ene supermarkttransactie tussen je zakelijke inkopen kost onredelijk veel tijd. Maar de fout wordt nog groter als ondernemers hun privé bankrekening koppelen aan hun boekhoudpakket, of andersom, hun zakelijke rekening gebruiken voor alle huishoudelijke uitgaven. Dit levert een administratieve chaos op. De Belastingdienst eist een duidelijke scheiding. Open een zakelijke rekening en gebruik deze consequent voor alle zakelijke transacties. Maak periodiek geld over naar je privérekening als ‘salaris’ of ‘privé-opname’, maar houd de stromen strikt gescheiden.