Inhoudsopgave
Veel ondernemers, zeker in het MKB, besturen hun bedrijf primair op basis van twee indicatoren: hun onderbuikgevoel en hun banksaldo. Hoewel intuïtie een belangrijke eigenschap is, is het ‘bankrekening-management’ een van de gevaarlijkste manieren om je bedrijf te leiden. Je banksaldo geeft een vertekend en vertraagd beeld van de werkelijkheid. Je online boekhoudpakket is niet alleen een verplichting voor de Belastingdienst; het is een goudmijn aan stuurinformatie. Het proactief analyseren van je financiële rapportages, zoals de winst- en verliesrekening en de balans, is wat het verschil maakt tussen reactief brandjes blussen en proactief sturen op resultaat.
De winst en verliesrekening
De winst- en verliesrekening (ook wel resultatenrekening genoemd) vertelt je het verhaal van de prestatie over een bepaalde periode, bijvoorbeeld een kwartaal of een jaar. Het is een simpele optelsom: je totale omzet minus alle kosten die je hebt gemaakt om die omzet te behalen. Het resultaat is je nettowinst of -verlies. Dit rapport is cruciaal om je winstgevendheid te analyseren. Waar kijk je naar? Vergelijk je omzet met vorig jaar. Analyseer je brutomarge: houd je genoeg over na de inkoop van je producten? En welke kostenposten zijn het hardst gestegen? Misschien rijzen je marketingkosten de pan uit zonder dat de omzet evenredig meegroeit.
De balans begrijpen
Waar de winst- en verliesrekening een film is (over een periode), is de balans een foto (op een specifiek moment). De balans toont de financiële positie van je bedrijf op bijvoorbeeld 31 december. Het heeft twee kanten die altijd in evenwicht moeten zijn. Aan de ene kant staan je bezittingen (activa), zoals je computer, je voorraad, het geld op je bankrekening en het geld dat je nog moet krijgen van klanten (debiteuren). Aan de andere kant staan je schulden en je eigen vermogen (passiva), zoals leningen, het geld dat je nog moet betalen aan leveranciers (crediteuren) en je winst. De balans vertelt je hoe je je bezittingen hebt gefinancierd en hoe gezond je vermogenspositie is.
Winst is niet hetzelfde als cash
De combinatie van deze twee rapporten laat pijnlijk duidelijk het verschil tussen winst en cash zien. Stel, je winst- en verliesrekening toont 50.000 euro winst. Fantastisch. Maar je balans laat zien dat je post ‘debiteuren’ (openstaande facturen) is gegroeid met 60.000 euro. Dit betekent dat je winst niet is omgezet in geld op de bank, maar vastzit bij je klanten. Je bent ‘arm aan cash’ maar ‘rijk aan debiteuren’. Zonder het lezen van je balans zou je dit cruciale inzicht missen. Je kunt hierop sturen door je debiteurenbeheer aan te scherpen of door je betalingstermijnen te verkorten.
Wat zijn KPIs
Om niet te verdrinken in alle cijfers, is het slim om te sturen op een paar cruciale prestatie-indicatoren, de zogenoemde KPIs (Key Performance Indicators). Dit zijn de cijfers die voor jouw bedrijf het belangrijkst zijn. Voor een webshop kan dit ‘brutomarge’ en ‘conversiepercentage’ zijn. Voor een adviseur kan dit ‘declarabiliteit’ (aantal factureerbare uren) en ‘gemiddeld uurtarief’ zijn. Voor elk bedrijf zijn ‘liquiditeit’ (kun je je kortetermijnrekeningen betalen?) en ‘solvabiliteit’ (de verhouding tussen eigen vermogen en schulden) belangrijk. Bepaal samen met je accountant welke 3 tot 5 cijfers voor jou essentieel zijn en zorg dat je deze maandelijks in een dashboard ziet.
Van terugkijken naar vooruitkijken
Het analyseren van rapportages voelt misschien als terugkijken, maar het doel is juist om vooruit te kijken. De data uit het verleden is de meest betrouwbare input voor je plannen voor de toekomst. Als je ziet dat je omzet in het derde kwartaal historisch gezien altijd daalt, kun je daar in je liquiditeitsplanning voor volgend jaar nu al rekening mee houden. Als je ziet dat een specifieke dienst een veel hogere marge heeft dan je andere diensten, weet je dat je daar je marketingfocus op moet leggen. Zo gebruik je financiële data niet langer als een rapportcijfer, maar als een kompas voor je strategische beslissingen.