Inhoudsopgave
Veel ondernemers hebben de stap naar een online boekhoudpakket inmiddels gezet, wat een geweldige vooruitgang is ten opzichte van de oude mappenstructuur. Toch zien we vaak dat ondernemers hun dure software nog gebruiken als een veredelde typemachine. Ze voeren handmatig banktransacties in, boeken facturen stuk voor stuk over en besteden uren aan het najagen van debiteuren. De echte winst van moderne software zit echter niet alleen in de cloud, maar vooral in automatisering. Het implementeren van slimme workflows kan je uren per week besparen, de kans op fouten drastisch verminderen en je financieel inzicht naar een veel hoger niveau tillen. Het is tijd om je boekhoudpakket écht voor je te laten werken.
Wat is boekhoudautomatisering
Automatisering in je boekhouding gaat veel verder dan alleen het digitaal opslaan van documenten. Het betekent dat de software actief processen van je overneemt die je voorheen handmatig uitvoerde. Denk hierbij aan het automatisch inlezen en herkennen van facturen, het zelfstandig koppelen van banktransacties aan de juiste posten en het geautomatiseerd versturen van betalingsherinneringen. Het doel is om het aantal menselijke handelingen tot een minimum te beperken. Hierdoor verschuift jouw rol, of die van je accountant, van ‘data invoeren’ naar ‘data controleren’. Dit is de kern van efficiënt financieel beheer in de eenentwintigste eeuw.
De onmisbare bankkoppeling
De absolute basis van elke serieuze automatisering is de automatische bankkoppeling. We hebben het dan niet over het handmatig downloaden van een MT940-bestand bij je bank en dat vervolgens uploaden in je software. We bedoelen een directe, dagelijkse stroom van al je transacties rechtstreeks naar je boekhouding. Dankzij de PSD2-wetgeving is dit bij vrijwel alle banken en pakketten naadloos te regelen. Zodra de transacties binnenkomen, gaat de software voor je aan het werk. Het systeem herkent betalingen van debiteuren en koppelt deze direct aan de openstaande verkoopfacturen. Zo is je debiteurenlijst altijd volledig up-to-date zonder dat je zelf iets hoeft af te vinken.
Nooit meer overtypen met OCR
Een andere enorme tijdvreter is het verwerken van inkoopfacturen en bonnetjes. Scan en Herken, ook wel bekend als OCR (Optical Character Recognition), is een technologie die dit proces volledig transformeert. In plaats van dat je bonnetjes verzamelt en later handmatig de bedragen, leverancier en btw overtypt, stuur je ze simpelweg door. Dit kan via een speciale app op je telefoon waarmee je een foto maakt, of door de PDF-factuur die je per mail ontvangt direct door te sturen naar een uniek e-mailadres van je boekhoudpakket. De software leest vervolgens zelf de belangrijkste gegevens uit en doet een boekingsvoorstel. Het enige wat jij nog hoeft te doen, is het voorstel controleren en goedkeuren.
De software leert van jou
Moderne boekhoudsoftware wordt steeds intelligenter en maakt gebruik van machine learning om jou beter te helpen. Dit wordt ook wel ‘robot accounting’ genoemd. Het systeem leert van de keuzes die jij maakt. Als jij bijvoorbeeld de maandelijkse factuur van de KVK consequent op de grootboekrekening ‘Kamer van Koophandel kosten’ boekt, zal de software dit na enkele keren herkennen. Het zal de factuur de volgende keer niet alleen herkennen via OCR, maar direct een volledig boekingsvoorstel doen op de juiste rekening. Bij veel terugkerende posten, zoals huur of abonnementskosten, kan de software dit zelfs volledig automatisch verwerken zonder dat jouw tussenkomst nog vereist is.
Grip op je cashflow
Automatisering stopt niet bij het verwerken van kosten; het is misschien nog wel krachtiger aan de verkoopkant. Veel ondernemers vinden het lastig om hun klanten consequent en tijdig aan betalingen te herinneren. In moderne software kun je een volledige ‘workflow’ voor je debiteurenbeheer instellen. Verstuur je een factuur, dan kan het systeem automatisch een vriendelijke herinnering sturen als de betalingstermijn met drie dagen is verstreken. Nog geen betaling na tien dagen? Dan volgt automatisch een meer formele aanmaning. Dit haalt de emotie en het ‘vergeten’ uit je debiteurenproces, zorgt voor een professionele uitstraling en verbetert je cashflow significant, omdat je simpelweg sneller je geld ontvangt.
Begin vandaag nog met besparen
De voordelen van automatisering zijn duidelijk: je bespaart kostbare tijd die je kunt besteden aan ondernemen, je verkleint de kans op menselijke fouten en je hebt altijd een actueel inzicht in je financiële situatie. De drempel om hiermee te starten lijkt misschien hoog, maar dat valt in de praktijk enorm mee. Begin klein als je het overweldigend vindt. Activeer als eerste die automatische bankkoppeling; dat is vaak binnen tien minuten geregeld. Probeer vervolgens de scan-app voor je bonnetjes een week lang consequent te gebruiken. Je zult zien hoe snel deze nieuwe gewoontes routine worden en hoeveel rust het je oplevert.