Inhoudsopgave
Gefeliciteerd, je hebt de knoop doorgehakt en je eerste medewerker aangenomen. Je bent nu officieel werkgever. Een van de eerste en meest directe verplichtingen die hierbij komt kijken, is het voeren van een correcte loon- of salarisadministratie. Dit is het proces van het berekenen van het nettoloon, het inhouden en afdragen van loonheffingen en sociale premies, en het verstrekken van een loonstrook. Dit is geen vrijblijvende administratie; het is een wettelijke verplichting die extreem nauwkeurig moet gebeuren. De Belastingdienst en andere instanties kijken streng mee, en fouten kunnen leiden tot forse boetes en naheffingen.
Wat houdt salarisadministratie in
Een salarisadministratie is veel meer dan alleen maandelijks hetzelfde bedrag overmaken. Het omvat een complex geheel van berekeningen. Je begint met het brutosalaris en berekent de loonheffing (een voorheffing op de inkomstenbelasting) en de diverse werknemerspremies. Wat overblijft is het nettoloon. Daarnaast moet je als werkgever de werkgeverslasten berekenen en afdragen. Je moet rekening houden met de werkkostenregeling (WKR), reserveringen opbouwen voor vakantiegeld en vakantiedagen, en eventuele reiskostenvergoedingen of pensioeninhoudingen correct verwerken. Tot slot moet je maandelijks (of vierwekelijks) aangifte loonheffingen doen bij de Belastingdienst en elke medewerker voorzien van een sluitende loonstrook.
Zelf doen de valkuilen
Met de komst van moderne HR- en salarissoftware lijkt het verleidelijk om de loonadministratie zelf te doen. De software neemt immers veel rekenwerk uit handen. Het grote gevaar schuilt echter in de complexiteit en de constante veranderingen in wet- en regelgeving. Weet jij precies hoe je de loonheffingskorting moet toepassen? Ken je de regels voor de werkkostenregeling? Weet je wat je moet doen als een medewerker ziek wordt, uit dienst gaat of met zwangerschapsverlof gaat? Een klein foutje in een instelling of een verkeerde interpretatie van een nieuwe wet kan maandenlang doorsluimeren en zich opstapelen tot een flinke financiële tegenvaller.
De voordelen van uitbesteden
Het uitbesteden van je salarisadministratie aan een gespecialiseerd kantoor of je eigen accountant biedt vooral één ding: rust. Je legt de verantwoordelijkheid bij een expert die niets anders doet dan dit. Zij zijn altijd op de hoogte van de laatste wetswijzigingen, cao-aanpassingen en pensioenregels. Zij garanderen een correcte en tijdige verwerking van de salarissen en de aangiftes loonheffingen. Je medewerkers krijgen een heldere loonstrook en jij ontvangt een duidelijk overzicht van de te betalen bedragen. Deze specialisten fungeren ook als vraagbaak voor complexe HR-kwesties, zoals het opstellen van een arbeidscontract of het begeleiden van een ziekmelding.
De kostenafweging
Natuurlijk is uitbesteden niet gratis. De kosten bestaan meestal uit een vast bedrag per maand en een bedrag per loonstrook. Voor een MKB-ondernemer lijken dit misschien onnodige uitgaven. Je moet echter een eerlijke berekening maken. Hoeveel tijd ben je zelf kwijt als je het zelf doet? En niet alleen de verwerkingstijd, maar ook de tijd om je kennis up-to-date te houden. Wat is jouw uurtarief? De kans is groot dat die uren, besteed aan je eigen klanten, veel meer opleveren dan de kosten van het uitbesteden. Belangrijker nog: wat kost het je als je een fout maakt en een boete of naheffing van de Belastingdienst ontvangt?
Een moderne tussenweg
De technologie biedt tegenwoordig een mooie tussenweg. Veel accountants en salariskantoren werken met moderne online portals. Hierbij besteed je de complexe berekeningen en de eindverantwoordelijkheid uit, maar houd je zelf de controle. Via de portal kun je zelf eenvoudig nieuwe medewerkers aanmelden, verlofuren goedkeuren en declaraties invoeren. De specialist kijkt aan de achterkant mee, controleert de invoer, voert de salarisrun uit en dient de aangiftes in. Zo combineer je het gemak van zelf invoeren met de zekerheid van professionele controle, wat vaak de meest efficiënte oplossing is voor het MKB.