Inhoudsopgave
De droom om voor jezelf te beginnen borrelt bij veel mensen. De vrijheid om je eigen koers te varen, te werken aan je passie en zelf je succes te bepalen, is een enorme drijfveer. Maar de stap van een vaag idee naar een daadwerkelijke, geregistreerde onderneming kan overweldigend lijken. Je krijgt te maken met de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst, administratieve plichten en juridische keuzes. Het is een spannend proces, maar zeker geen rocket science. Het succesvol lanceren van je bedrijf valt of staat met een goede voorbereiding en het volgen van een logisch stappenplan. We nemen je mee door de essentiële fases, van concept tot je eerste factuur.
Van idee naar ondernemingsplan
Voordat je enthousiast naar het kantoor van de Kamer van Koophandel rent, moet je idee concreet worden. Deze fase van bezinning is cruciaal. Wat ga je precies verkopen en, nog belangrijker, welk probleem los je op voor je klant? Breng je doelgroep scherp in beeld: wie is je ideale klant en waar kun je deze vinden? Doe ook een eerlijke concurrentieanalyse. Het opschrijven van deze zaken in een beknopt ondernemingsplan, al is het maar voor jezelf, dwingt je tot helderheid. Het helpt je om zwakke plekken in je plan te ontdekken en je strategie aan te scherpen. Dit plan wordt het fundament onder je bedrijf.
De juiste rechtsvorm kiezen
Een van de eerste formele keuzes die je moet maken, is de rechtsvorm van je bedrijf. Deze keuze heeft directe gevolgen voor je aansprakelijkheid en je belastingverplichtingen. De meeste startende zzp’ers kiezen voor een eenmanszaak, vanwege de eenvoudige oprichting en de fiscale voordelen zoals de starters- en zelfstandigenaftrek. Ga je echter samen met een partner ondernemen, dan is een Vennootschap Onder Firma (VOF) een logische optie. Als je grote financiële risico’s verwacht of aanzienlijke investeringen moet doen, kan een Besloten Vennootschap (BV) verstandiger zijn. Bij een BV ben je in principe niet privé aansprakelijk voor de schulden van het bedrijf.
De inschrijving bij de KVK
Dit is het officiële startschot van je onderneming. Je maakt een afspraak bij de Kamer van Koophandel (KVK) voor je inschrijving in het Handelsregister. Zorg dat je vooraf een goede en unieke bedrijfsnaam hebt bedacht en gecontroleerd. Tijdens de afspraak geef je je bedrijfsactiviteiten op en kies je je rechtsvorm. Na het voldoen van de eenmalige inschrijfvergoeding loop je naar buiten met je KVK-nummer. Dit nummer is je unieke identificatie als bedrijf en heb je nodig voor vrijwel alle zakelijke handelingen, van het openen van een bankrekening tot het aanvragen van een offerte. Het is verplicht om dit nummer op je facturen en website te vermelden.
De Belastingdienst en BTW
Gelukkig hoef je je niet apart aan te melden bij de Belastingdienst; de KVK geeft je gegevens na inschrijving direct door. De Belastingdienst beoordeelt vervolgens of je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting en, heel belangrijk, voor de btw (omzetbelasting). Je ontvangt per post je btw-identificatienummer (btw-id). Vanaf dat moment ben je in de meeste gevallen verplicht om btw in rekening te brengen bij je klanten, deze btw te administreren en periodiek (meestal per kwartaal) btw-aangifte te doen. Dit is een serieuze verantwoordelijkheid die direct van start gaat. Overweeg of de kleineondernemersregeling (KOR) eventueel op jou van toepassing is als je een lage omzet verwacht.
Een zakelijke bankrekening openen
Hoewel het voor een eenmanszaak wettelijk niet verplicht is, is het openen van een aparte zakelijke bankrekening een absolute aanrader. Het is de basis van een schone en overzichtelijke administratie. Het vermengen van je privé-uitgaven met je zakelijke transacties levert gegarandeerd chaos op en maakt het vrijwel onmogelijk om een goed overzicht te houden. Bovendien eist de Belastingdienst een duidelijke scheiding. Een zakelijke rekening koppelen aan je boekhoudpakket zorgt voor een vlekkeloze verwerking van je financiën. Het staat bovendien een stuk professioneler op je facturen dan een privérekening op naam van jou en je partner.
Je administratie direct opzetten
De grootste fout die starters maken, is de administratie ‘later’ doen. Begin hier direct mee, nog voordat je eerste factuur de deur uit is. Kies een online boekhoudpakket dat bij je past, ook al lijkt dat in het begin misschien overdreven. Koppel je zakelijke bankrekening en maak de gewoonte om elke inkoopfactuur of bon direct te scannen en te verwerken. De inschrijfkosten van de KVK zijn bijvoorbeeld je allereerste zakelijke kosten. Door vanaf dag één gedisciplineerd je administratie bij te houden, voorkom je de beruchte ‘schoenendoos’ vol bonnetjes en heb je altijd real-time inzicht in hoe je bedrijf er financieel voor staat.