Inhoudsopgave
Er is voor een ondernemer weinig zo frustrerend als het verrichten van goed werk, het tijdig leveren van een product en vervolgens moeten wachten op je geld. Openstaande facturen zijn meer dan een administratieve ergernis; ze vormen een directe bedreiging voor je eigen liquiditeit. Elke euro die vastzit bij een klant, kun jij niet gebruiken om je eigen leveranciers, je salaris of de Belastingdienst te betalen. Veel ondernemers vinden het echter lastig om achter hun geld aan te gaan, uit angst om de klantrelatie te beschadigen. Maar effectief debiteurenbeheer is geen agressieve daad; het is een teken van professionaliteit en een essentieel onderdeel van een gezonde bedrijfsvoering.
Preventie aan de voordeur
Het beste debiteurenbeheer begint al voordat je überhaupt een factuur hebt gestuurd. Preventie is cruciaal. Als je met een nieuwe zakelijke klant in zee gaat, doe dan een snelle kredietcheck. Dit kost een paar euro, maar kan je behoeden voor het zakendoen met een bedrijf dat al op omvallen staat. Wees daarnaast glashelder in je voorwaarden. Leg je betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen) vast in je offerte en je algemene voorwaarden, en zorg dat de klant hiermee akkoord is gegaan. Duidelijkheid vooraf voorkomt discussies achteraf. Bij twijfel of bij zeer grote opdrachten, wees dan niet bang om een aanbetaling te vragen.
De perfecte factuur
De meest gebruikte smoes voor een late betaling is een onduidelijke of onjuiste factuur. Zorg ervoor dat jouw facturatie waterdicht is en geen ruimte laat voor vragen. Vermeld alle wettelijke vereisten, zoals je KVK- en btw-nummer, een uniek factuurnummer en een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of producten. Verwijs naar het offertenummer of de contactpersoon bij de klant. En het allerbelangrijkste: verstuur de factuur direct nadat je de prestatie hebt geleverd, niet pas aan het einde van de maand. Stuur de factuur als PDF naar het juiste e-mailadres, bij voorkeur de financiële administratie, en niet alleen naar je eigen contactpersoon.
Maak betalen zo makkelijk mogelijk
In het huidige digitale tijdperk is er geen excuus meer voor een omslachtig betaalproces. Dwing je klant niet om handmatig een IBAN, bedrag en een complex betalingskenmerk over te typen in hun bank-app. De kans op fouten is groot en het creëert onnodige frictie. Integreer een online betaalprovider zoals Mollie of Stripe in je facturatieproces. Door een simpele iDEAL-betaallink in de e-mail met je factuur op te nemen, kan de klant met één klik betalen. De ervaring leert dat facturen met een directe betaallink gemiddeld vele dagen, zo niet weken, sneller worden betaald dan facturen zonder.
Een strak en geautomatiseerd opvolgproces
Hier gaan de meeste ondernemers de mist in: ze hebben geen vast proces. Ze bellen pas als ze zelf krap bij kas zitten. Een professioneel debiteurenbeheer is strak, consequent en grotendeels geautomatiseerd. Stel in je boekhoudsoftware een workflow in. Bijvoorbeeld: 1 dag na vervaldatum: een automatische, vriendelijke herinnering per e-mail. 7 dagen na vervaldatum: een tweede, iets directere herinnering. 14 dagen na vervaldatum: persoonlijk telefonisch contact. 21 dagen na vervaldatum: een formele aanmaning (sommatie) waarin je een incassobureau aankondigt. Consistentie is hierbij het sleutelwoord; je klanten leren vanzelf dat jij je betalingstermijnen serieus neemt.
De kracht van de telefoon
In een geautomatiseerd proces blijft persoonlijk contact van onschatbare waarde. E-mails kunnen worden genegeerd, maar een telefoontje is direct. Als een klant na twee herinneringen nog niet heeft betaald, pak dan de telefoon. Blijf altijd beleefd en professioneel. Ga niet beschuldigen, maar stel open vragen. “Ik zie dat factuur 123 nog openstaat, is er wellicht iets misgegaan?” Vaak hoor je dan het echte verhaal: de factuur is zoekgeraakt, er is onduidelijkheid over de inhoud of er is een tijdelijk cashflowprobleem. Maak tijdens het gesprek een concrete betalingsafspraak (“Wanneer staat het bedrag exact op onze rekening?”) en bevestig deze afspraak direct per e-mail.
De laatste stap incasso
Soms kom je er niet uit. De klant reageert niet meer of blijft beloftes breken. Wacht dan niet te lang met het uit handen geven van de vordering. Veel ondernemers wachten maanden, waardoor de kans op succesvolle inning keldert. Als je formele aanmaning is genegeerd, geef de vordering dan over aan een professioneel incassobureau. De kosten hiervan (de wettelijke incassokosten) kun je in de meeste gevallen verhalen op de debiteur. Dit voelt misschien als een harde stap, maar bedenk je: het is jouw geld, waar jij hard voor hebt gewerkt en waar jij recht op hebt.