Inhoudsopgave
Het woord ‘budget’ heeft voor veel ondernemers een negatieve bijklank. Het klinkt als een beperking, een financieel dieet dat alle leuke en ambitieuze plannen in de weg staat. Dit is echter een complete misvatting. Een budget, of een meer formele begroting, is geen rem, maar juist een gaspedaal. Het is een financieel plan dat je dwingt om keuzes te maken en je middelen gericht in te zetten om je doelen te bereiken. Zonder budget vaar je blind en reageer je op de waan van de dag. Mét een budget heb je een routekaart die je helpt om proactief te sturen en financiële verrassingen te voorkomen.
Waarom een budget cruciaal is
Een budget is in essentie niets meer dan een gedetailleerde schatting van je verwachte inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode, meestal een jaar. Het dwingt je om na te denken over je plannen. Wil je volgend jaar twintig procent groeien? Fantastisch, maar wat betekent dat voor je marketinguitgaven? Moet je extra personeel aannemen? Wat kost dat? Het budget maakt je plannen concreet en financieel tastbaar. Het is de financiële vertaling van je strategie. Bovendien fungeert het als een cruciaal controlemechanisme. Door je werkelijke resultaten maandelijks naast je budget te leggen, zie je direct waar je afwijkt en kun je bijsturen.
Stap 1 de omzetprognose
Het moeilijkste, maar belangrijkste onderdeel van elk budget is de omzetprognose. Hier moet je een realistische inschatting maken van wat je verwacht te gaan verkopen. Wees hierbij conservatief en optimistisch tegelijk. Maak bijvoorbeeld een ‘realistisch’ scenario en een ‘worst-case’ scenario. Als je al langer onderneemt, kun je je baseren op de cijfers van vorig jaar, gecorrigeerd voor verwachte groei of krimp. Ben je een starter? Bouw je prognose dan van onderaf op. Hoeveel klanten heb je nodig per maand, tegen welk tarief, om je doelen te halen? En hoe realistisch is het dat je dat aantal klanten gaat binnenhalen?
Stap 2 de kosten in kaart brengen
Zodra je je verwachte omzet hebt, ga je alle kosten inventariseren. Je verdeelt deze in twee categorieën. Eerst de vaste kosten: dit zijn de uitgaven die je sowieso maakt, ongeacht je omzet. Denk aan huur, salarissen, verzekeringen, software-abonnementen en de kosten voor je accountant. Vervolgens de variabele kosten: dit zijn de kosten die direct samenhangen met je omzet. Als je producten verkoopt, is dit je inkoop. Als je meer verkoopt, stijgen deze kosten. Ook een deel van je marketingbudget kan variabel zijn. Wees zo specifiek mogelijk en vergeet niets, van telefoonkosten tot de jaarlijkse KVK-bijdrage.
Stap 3 de buffer voor onvoorzien
Een budget dat tot op de laatste euro sluit, is gedoemd te mislukken. De enige zekerheid die je als ondernemer hebt, is dat dingen anders lopen dan gepland. Je laptop crasht, een belangrijke klant valt weg, of er komt een onverwachte belastingaanslag. Daarom moet een waterdicht budget altijd een post ‘onvoorziene uitgaven’ bevatten. Een goede vuistregel is om hiervoor vijf tot tien procent van je totale kosten te reserveren. Deze buffer geeft je de ademruimte om tegenvallers op te vangen zonder dat je direct in de financiële problemen komt of je strategische plannen moet stopzetten.
Van budget naar realiteit
Een budget opstellen en het vervolgens in een la stoppen, is zinloos. Het document wordt pas krachtig als je het actief gebruikt. Importeer je budget in je boekhoudsoftware en draai maandelijks een rapport uit dat je budget vergelijkt met je werkelijke cijfers. Dit heet de ‘budget-analyse’. Waar geef je meer uit dan verwacht? En waarom? Is je omzet lager dan begroot? Hoe komt dat, en wat ga je de komende maand doen om dat te corrigeren? Door deze cyclus van plannen, meten en bijsturen toe te passen, krijg je echte financiële controle over je onderneming.