Inhoudsopgave
Voor veel ondernemers voelt het versturen van een PDF-factuur via e-mail al als een moderne en efficiënte manier van werken. Het is snel, bespaart papier en de klant heeft het direct in zijn mailbox. In de wereld van boekhoudautomatisering is een PDF echter alweer bijna achterhaalde technologie. Een PDF is in feite een ‘dom’ document; het is een digitale foto van een factuur. De ontvangende partij moet de gegevens handmatig overtypen of een OCR-scanner gebruiken om de informatie te interpreteren. De echte toekomst van facturatie ligt in gestructureerde data, specifiek in formaten zoals UBL en netwerken zoals Peppol. Dit klinkt technisch, maar de impact op de efficiëntie van administraties is gigantisch.
Wat is UBL facturatie
UBL staat voor Universal Business Language. Het is een standaardformaat voor elektronische facturen, gebaseerd op XML. Het klinkt ingewikkeld, maar de werking is simpel: een UBL-factuur is niet zomaar een document, het is een databestand dat naast de visuele PDF wordt meegestuurd. In dit databestand staan alle factuurgegevens, zoals de afzender, het bedrag, de btw en de factuurregels, in een vaste, gestructureerde code. Wanneer je boekhoudpakket een UBL-factuur ontvangt, hoeft het niets te ‘lezen’ of te ‘scannen’. De software leest het databestand direct in, 100% foutloos, en zet de factuur direct klaar als een boekingsvoorstel. Het is de overtreffende trap van de OCR-scanner.
De beperkingen van PDF en OCR
Hoewel OCR-technologie (Scan en Herken) de afgelopen jaren enorm is verbeterd, blijft het een interpretatief proces. De software probeert te raden welk getal het factuurnummer is en welk getal het btw-bedrag. Dit gaat vaak goed, maar niet altijd. Een afwijkende lay-out, een vlek op de scan of een onduidelijk lettertype kan al voor fouten zorgen. De ondernemer moet dus altijd blijven controleren of de software de factuur correct heeft geïnterpreteerd. Dit kost tijd en er kunnen fouten doorheen glippen. UBL elimineert deze onzekerheid volledig. De data is de data; er is geen interpretatie nodig, waardoor het boekingsproces van inkoopfacturen volledig geautomatiseerd en foutloos kan verlopen.
Wat is Peppol
Peppol tilt het concept van UBL-facturatie naar een nog hoger niveau. Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is geen software, maar een internationaal beveiligd netwerk voor het uitwisselen van zakelijke documenten. Zie het als een soort ‘e-mail voor facturen’, maar dan hyperbeveiligd en gestandaardiseerd. In plaats van dat je een factuur mailt naar een algemeen e-mailadres, stuur je deze via het Peppol-netwerk direct naar de unieke ‘Peppol ID’ van de ontvanger (vaak gekoppeld aan het KVK- of btw-nummer). De factuur komt dan direct en veilig aan in het boekhoudpakket van de ontvanger, zonder risico op phishing, spam of menselijke tussenkomst.
De overheid als aanjager
De Nederlandse overheid is een groot voorstander van e-facturatie en gebruikt haar positie om de adoptie te versnellen. Als je zaken doet met de Rijksoverheid, ben je al enige tijd verplicht om je facturen via UBL en het Peppol-netwerk aan te leveren. Een simpele PDF wordt simpelweg niet meer geaccepteerd. Deze verplichting breidt zich langzaam maar zeker uit naar andere overheidslagen en semi-publieke instellingen. Dit creëert een vliegwieleffect: omdat leveranciers worden gedwongen om deze technologie te implementeren om de overheid te kunnen factureren, gaan ze de voordelen ervan inzien en dit ook toepassen in hun onderlinge (B2B) transacties.
De voordelen voor ondernemers
De combinatie van UBL en Peppol levert concrete voordelen op. Voor de verzender betekent het gegarandeerde aflevering; de factuur kan niet ‘in de spam’ belanden en je weet zeker dat deze correct aankomt. Voor de ontvanger is de winst nog groter: inkoopfacturen hoeven nooit meer handmatig ingevoerd of gescand te worden. Ze verschijnen automatisch en foutloos in de boekhouding, klaar voor goedkeuring en betaling. Dit bespaart niet alleen enorm veel tijd, maar zorgt ook voor snellere verwerking en betaling, wat weer positief is voor de cashflow van de leverancier. Het is de volgende logische stap naar een volledig geautomatiseerde administratieve keten.