Inhoudsopgave
Als ondernemer heb je gedurende het jaar te maken met een terugkerende cyclus van fiscale deadlines. Het missen van zo’n deadline leidt vrijwel direct tot boetes en onnodige stress. De Belastingdienst is strikt en het excuus ‘ik was het vergeten’ wordt niet geaccepteerd. Een goede ondernemer heeft daarom geen rommelige agenda, maar een strak georganiseerde fiscale kalender. Door vooruit te kijken en deze data als harde mijlpalen in je planning op te nemen, zorg je voor rust en voorkom je onaangename verrassingen. Het structureren van je jaar rondom deze verplichtingen is een kenmerk van professioneel financieel beheer.
De terugkerende BTW aangifte
De meest frequente deadline op de kalender is de btw-aangifte, ook wel de aangifte omzetbelasting genoemd. Voor de meeste ondernemers is dit een kwartaalverplichting. De deadlines zijn onwrikbaar: de aangifte over het eerste kwartaal moet uiterlijk 30 april binnen zijn, voor het tweede kwartaal is dat 31 juli, voor het derde kwartaal 31 oktober en voor het vierde kwartaal 31 januari. Let op: de aangifte moet op deze dag niet alleen ingediend, maar de eventuele betaling moet ook ontvangen zijn door de Belastingdienst. Zorg er dus voor dat je de betaling enkele dagen voor de deadline uitvoert om vertraging door bankverwerking te voorkomen.
De jaarlijkse inkomstenbelasting
De grote, jaarlijkse deadline is die voor de aangifte inkomstenbelasting (IB). Deze aangifte over het voorgaande kalenderjaar moet in principe vóór 1 mei worden ingediend. Dit is het moment waarop je je volledige financiële jaar afsluit en de balans opmaakt. Omdat de IB-aangifte voor ondernemers complex is, met de winst- en verliesrekening en balans, is het zeer aan te raden hier ruim op tijd mee te beginnen. Veel ondernemers kiezen ervoor om uitstel aan te vragen. Als je een boekhouder of accountant hebt, regelen zij dit vaak collectief voor je (via de beconregeling), waardoor je automatisch uitstel krijgt tot 1 mei van het volgende jaar.
De voorlopige aanslag betalen
Naast de aangiftes heb je te maken met betalingsdeadlines. Als je een voorlopige aanslag inkomstenbelasting en Zorgverzekeringswet (ZVW) hebt ontvangen, betaal je deze in maandelijkse termijnen. De uiterste betaaldatum staat op de aanslag vermeld, maar het is verstandig om dit via een automatische incasso te laten lopen. Dit voorkomt dat je het vergeet. Mocht je gedurende het jaar merken dat je winst veel hoger of lager uitvalt dan de schatting waarop de aanslag is gebaseerd, pas deze dan direct online aan. Dit voorkomt dat je maandelijks te veel betaalt, of dat je aan het einde van het jaar een grote naheffing krijgt.
Overige belangrijke momenten
Afhankelijk van je bedrijfsvorm en situatie zijn er nog andere data. Heb je een BV? Dan moet je naast de btw-aangifte ook aangifte loonheffingen doen (meestal maandelijks) en uiterlijk vijf maanden na afloop van het boekjaar de aangifte vennootschapsbelasting (VPB) indienen. Ook moet je als BV-eigenaar (DGA) je gebruikelijk loon correct vaststellen en verwerken. Een ander belangrijk moment is 31 december: dit is de peildatum voor veel fiscale regelingen. Wil je dit jaar nog investeren om de KIA te benutten? Wil je nog geld storten in je lijfrente? Dit moet allemaal vóór het sluiten van de boeken op de laatste dag van het jaar gebeuren.
Organiseer je administratie
De fiscale kalender maakt één ding pijnlijk duidelijk: je kunt je administratie niet pas aan het einde van het kwartaal op orde brengen. Een succesvolle ondernemer werkt zijn administratie wekelijks, of zelfs dagelijks, bij. Door elke week een vast moment te blokken om je facturen te versturen, je bonnetjes te scannen en je banktransacties te verwerken, ben je altijd ‘bij’. Als de deadline voor de btw-aangifte nadert, is het dan geen stressvolle zoektocht meer, maar een simpele controle van de cijfers die je boekhoudpakket al voor je heeft klaargezet. Deze discipline is de sleutel tot het moeiteloos halen van elke fiscale deadline.