Inhoudsopgave
Voor veel ondernemers, zowel starters als meer ervaren rotten, voelt de btw-aangifte als een terugkerende verplichting die vooral stress en tijd kost. De ‘belasting over de toegevoegde waarde’ is een fundamenteel onderdeel van ons fiscale systeem, maar de regels kunnen complex lijken. Toch is een correcte en tijdige btw-aangifte essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering en om problemen met de Belastingdienst te voorkomen. Gelukkig hoeft het geen nachtmerrie te zijn. Met een goede administratie, de juiste software en een basisbegrip van de werking, kun je dit proces soepel en zelfs relatief pijnloos laten verlopen.
Wat is BTW precies
BTW staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Het is een consumentenbelasting, wat betekent dat de eindgebruiker (de consument) de belasting uiteindelijk betaalt. Als ondernemer fungeer je echter als een soort ‘kassier’ voor de Belastingdienst. Je int de btw bij jouw klanten bovenop de prijs van je product of dienst, en deze draag je vervolgens af. Aan de andere kant mag je de btw die jij zelf hebt betaald over je zakelijke inkopen, de zogenoemde ‘voorbelasting’, weer aftrekken. Het bedrag dat je per saldo aan de Belastingdienst betaalt (of terugkrijgt), is het verschil tussen de btw die je hebt ontvangen en de btw die je hebt betaald.
De verschillende tarieven
In Nederland kennen we drie verschillende btw-tarieven die je moet toepassen. Het algemene en meest voorkomende tarief is 21%. Dit tarief geldt voor de meeste goederen en diensten. Daarnaast is er het verlaagde tarief van 9%, dat van toepassing is op specifieke zaken zoals voedingsmiddelen, water, boeken, en bepaalde diensten zoals kappers en fietsenmakers. Tot slot is er het 0%-tarief, dat voornamelijk wordt gebruikt voor export en handel binnen de Europese Unie (intracommunautaire leveringen). Het is cruciaal dat je voor jouw producten en diensten het juiste tarief hanteert en dit correct op je facturen vermeldt, aangezien dit de basis vormt voor je aangifte.
Wanneer doe je aangifte
De meeste ondernemers doen de btw-aangifte per kwartaal. Je hebt dan na afloop van het kwartaal een maand de tijd om de aangifte in te dienen en de eventuele betaling te voldoen. Voor het eerste kwartaal (januari tot en met maart) moet de aangifte dus uiterlijk 30 april binnen zijn. In sommige gevallen kun je de Belastingdienst verzoeken om per maand of zelfs per jaar aangifte te doen. Maandaangifte is vaak verplicht als je structureel te laat betaalt, terwijl jaaraangifte een optie kan zijn voor zeer kleine ondernemers met een lage omzet, mits je aan strikte voorwaarden voldoet. Het kwartaalritme is echter de standaard en biedt een goede balans tussen administratieve last en financieel overzicht.
Hoe online software helpt
De tijd dat je handmatig alle bonnetjes en facturen moest optellen, is gelukkig voorbij. Een modern online boekhoudpakket neemt je 90% van het werk uit handen. Doordat je gedurende het kwartaal al je verkopen en inkopen netjes verwerkt, berekent de software automatisch de verschuldigde en aftrekbare btw. Wanneer het tijd is voor de aangifte, genereert het pakket met één druk op de knop een compleet overzicht dat exact overeenkomt met de rubrieken op het aangifteformulier van de Belastingdienst. Veel pakketten bieden zelfs een directe koppeling, waardoor je de aangifte vanuit je software rechtstreeks kunt indienen. Dit minimaliseert de kans op overschrijffouten en bespaart je enorm veel tijd.
De aangifte controleren
Hoewel de software het rekenwerk doet, blijf jij als ondernemer altijd eindverantwoordelijk voor de juistheid van de aangifte. Vertrouw nooit blindelings op de cijfers die het systeem uitspuugt. Voer altijd een snelle controle uit. Kloppen de totalen ongeveer met wat je had verwacht? Klik eens door op de totalen van de voorbelasting. Staan hier geen vreemde, grote bedragen tussen die je je niet kunt herinneren? Een veelgemaakte fout is bijvoorbeeld het per ongeluk aftrekken van btw op bonnetjes van de supermarkt voor een lunch, wat niet is toegestaan. Een kritische blik van vijf minuten voordat je op ‘verzenden’ drukt, kan je veel problemen en eventuele navorderingen of boetes besparen.